Постановление Губернатора Ленинградской области
от 29 декабря 2005 г. N 253-пг
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Ленинградской области"

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2006 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - Инструкция).
2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.
3. Руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области назначить ответственных за делопроизводство и ознакомить (под роспись) работников подразделений с настоящей Инструкцией.
4. Управлению делами Правительства Ленинградской области изготовить по заявкам аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области необходимое количество экземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.
5. Аппарату Губернатора и Правительства Ленинградской области провести в первом квартале 2006 года семинар-совещание с ответственными за делопроизводство по вопросам применения Инструкции.
6. Признать утратившими силу:
постановление Губернатора Ленинградской области от 30 декабря 1997 года N 534-пг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области";
постановление Губернатора Ленинградской области от 16 декабря 1999 года N 425-пг "О дополнении пункта 3.4 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области";
постановление Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 года N 7-пг "О внесении изменений в постановление Губернатора Ленинградской области от 30 декабря 1997 года N 534-пг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области".
7. Контроль за исполнением требований Инструкции возложить на управление делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Губернатор
Ленинградской области	В.Сердюков	

Утверждена
постановлением Губернатора
Ленинградской области
от 29 декабря 2005 г. N 253-пг
(приложение)

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Ленинградской области

Раздел 1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - Инструкция) устанавливает систему документирования и организации работы с документами в Администрации Ленинградской области.
Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения служебных документов и приложенных к ним материалов несекретного характера, а также порядок рассмотрения обращений граждан, должностных лиц и организаций в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - документы, материалы).
1.2. Правила и порядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области, должности государственной гражданской службы Ленинградской области и иные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - работники).
Работники несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность документов и разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также служебную информацию, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.
1.3. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, внедрение и сопровождение электронных систем документооборота, а также организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений органов исполнительной власти Ленинградской области или отдельных работников, ответственных за делопроизводство (далее - служб делопроизводства), осуществляются управлением делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области (далее - управление делопроизводства).
По вопросам организации документационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует с органами исполнительной власти Ленинградской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями Ленинградской области.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.
В органах исполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архив осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
1.5. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется службой делопроизводства органа исполнительной власти Ленинградской области или отдельными работниками, ответственными за делопроизводство.
Положения о службах делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области разрабатываются с учетом Инструкции и утверждаются руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.
Должностные регламенты ответственных за делопроизводство работников (далее - ответственные за делопроизводство) разрабатываются с учетом настоящей Инструкции и утверждаются представителем нанимателя либо лицом, которому представитель нанимателя делегировал такие полномочия.
1.6. В положениях о службах делопроизводства и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержаться следующие основные обязанности:
прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);
учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительной власти;
представление входящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области или иному уполномоченному работнику;
выдача в соответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области и руководителя структурного подразделения этого органа документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель);
прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их на доклад, подпись (визирование) руководителю этого органа или уполномоченному работнику;
учет (регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;
ввод в электронную базу данных информации о движении документов;
контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области;
подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительной власти Ленинградской области, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела;
ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений органа исполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;
ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";
представление в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;
консультирование работников по вопросам делопроизводства.
1.7. Все подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проекты документов (решений), в том числе проекты правовых актов, до их принятия (подписания) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
1.8. Передача любым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированных службой делопроизводства, допускается только по указанию (разрешению) руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов, осуществляется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченным работником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.
1.9. В случае утраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов или материалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области обязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства с указанием причин утраты.
1.10. Органы исполнительной власти Ленинградской области вправе принимать нормативные правовые акты по вопросам организации делопроизводства в этих органах, которые не могут противоречить настоящей Инструкции.
1.11. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, приведены в приложении 23 к Инструкции.

Раздел 2. Подготовка и оформление законопроектов для внесения
Губернатором Ленинградской области в Законодательное собрание
Ленинградской области.
Работа с областными законами, направленными Губернатору
Ленинградской области для подписания и опубликования

2.1. Подготовка проекта областного закона для внесения Губернатором Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области (далее - законопроект) осуществляется на основании правового акта Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградской области, плана законопроектной деятельности ответственным органом исполнительной власти Ленинградской области либо иным органом исполнительной власти Ленинградской области в инициативном порядке (далее - ответственный орган).
2.2. Координация работы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением планов законопроектных работ осуществляется аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.3. Для организации разработки законопроектов по решению Губернатора Ленинградской области могут создаваться межведомственные комиссии, в состав которых включаются работники соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области, а также по согласованию представители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, других государственных органов, органов местного самоуправления и заинтересованных организаций, депутаты Законодательного собрания Ленинградской области, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и независимые эксперты.
2.4. Текст законопроекта разрабатывается с учетом методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению законопроектов, согласованных Комитетом Государственной Думы по государственному строительству и Комитетом Совета Федерации по конституционному законодательству.
2.5. Все законопроекты в обязательном порядке проходят процедуру согласований (визирования) в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.
2.6. Для доклада Губернатору Ленинградской области перед внесением законопроекта в Законодательное собрание Ленинградской области с текстом законопроекта представляются следующие документы:
1) обоснование необходимости принятия областного закона, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей и основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических, социальных и иных последствий принятия данного областного закона;
2) справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования с обязательным указанием пунктов, частей, статей Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, Устава Ленинградской области и действующих областных законов, в целях реализации и в соответствии с которыми будет принят областной закон;
3) перечень областных законов и иных действующих нормативных правовых актов Ленинградской области, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного закона;
4) предложения о разработке нормативных правовых актов Ленинградской области, принятие которых необходимо для реализации данного закона;
5) финансово-экономическое обоснование принятия областного закона с прогнозом величины расходов областного бюджета и/или местных бюджетов, которые необходимы для его реализации, а также величины доходов либо величины выпадающих расходов областного бюджета и/или местных бюджетов, которые могут возникнуть в результате его реализации;
6) заключение юридического комитета Администрации Ленинградской области (далее - юридический комитет) о результатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;
7) заключение государственного учреждения "Государственный экспертный институт регионального законодательства" (далее - экспертный институт) о результатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;
8) проект письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собрания Ленинградской области;
9) постановление Правительства Ленинградской области об одобрении законопроекта в случае рассмотрения законопроекта Правительством Ленинградской области;
10) текст закона, который отменяется либо в который вносятся изменения.
2.7. Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернатора Ленинградской области, юридического комитета, представителя Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области и/или экспертного института, возвращаются ответственному органу для доработки либо подготовки отзыва на отрицательное заключение.
2.8. Вице-губернатор Ленинградской области, отвечающий за разработку законопроекта, вправе принять решение о формировании, персональном составе и сроках работы согласительной комиссии.
Если в установленный вице-губернатором срок согласительной комиссией законопроект не доработан или не устранены все замечания по нему, об имеющихся разногласиях докладывается Губернатору Ленинградской области, который принимает решение о дальнейшей судьбе законопроекта.
2.9. Законопроект и документы, указанные в пункте 2.6 Инструкции, представляются для доклада Губернатору Ленинградской области через протокольный отдел управления делопроизводства (далее - протокольный отдел) при наличии всех необходимых согласований и положительных заключений.
2.10. После подписания письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собрания Ленинградской области копии законопроекта и приложенных к нему документов направляются протокольным отделом представителю Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области.
2.11. Поступивший от Законодательного собрания Ленинградской области или субъектов законодательной инициативы проект областного закона, на который в соответствии со статьей 31 Устава Ленинградской области должно быть получено заключение Губернатора Ленинградской области, направляется управлением делопроизводства в день регистрации Губернатору Ленинградской области, копия проекта направляется в юридический комитет для подготовки проекта заключения Губернатора Ленинградской области.
Для подготовки такого заключения юридический комитет вправе запрашивать информацию от любых органов исполнительной власти Ленинградской области и устанавливать сроки представления информации.
Проект заключения на проект областного закона должен быть представлен юридическим комитетом для доклада Губернатору Ленинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 3 статьи 31 Устава Ленинградской области.
2.12. Меры по доработке (внесению изменений) проекта областного закона, который уже внесен в Законодательное собрание Ленинградской области, и приложенных к нему материалов осуществляются органами исполнительной власти Ленинградской области только по согласованию с юридическим комитетом и представителем Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области.
Органам исполнительной власти Ленинградской области запрещается по собственной инициативе направлять в Законодательное собрание Ленинградской области документы и материалы к проектам областных законов, которые уже внесены в Законодательное собрание Ленинградской области.
2.13. Принятый Законодательным собранием Ленинградской области областной закон подлежит регистрации в секторе служебной корреспонденции, постраничному визированию в нижней части оборотной стороны каждого листа председателем юридического комитета, представителем Губернатора Ленинградской области в Законодательном собрании Ленинградской области и руководителем профильного органа исполнительной власти Ленинградской области.
Завизированный областной закон представляется аппаратом Губернатора и Правительства Ленинградской области на подписание Губернатору Ленинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33 Устава Ленинградской области.
2.14. По поручению Губернатора Ленинградской области или по собственной инициативе юридический комитет проводит правовую (юридическую) экспертизу принятого Законодательным собранием Ленинградской области областного закона до его подписания Губернатором Ленинградской области.
В случае отрицательного результата такой экспертизы юридический комитет готовит служебную записку и проект письма Губернатора Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области об отклонении областного закона и представляет их Губернатору Ленинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33 Устава Ленинградской области.
2.15. Организацию официального опубликования подписанных Губернатором Ленинградской области областных законов осуществляет аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области в порядке, установленном федеральным и областным законами.
2.16. Копии подписанных Губернатором Ленинградской области областных законов направляются адресатам согласно указателю рассылки.
2.17. Подлинники подписанных Губернатором Ленинградской области областных законов с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, а также указатели рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в архив в установленном порядке.

Раздел 3. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора
Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

3.1. Подготовка проекта правового акта Губернатора Ленинградской области, проекта правового акта Правительства Ленинградской области (далее - проект правового акта) осуществляется на основании действующих правовых актов Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, иных органов государственной власти Ленинградской области, поручений Губернатора Ленинградской области либо в инициативном порядке ответственным органом.
3.2. Правовой акт может быть издан (принят) в форме:
1) постановления Губернатора Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Губернатора Ленинградской области нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, либо индивидуальный правовой акт, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные данным актом, в том числе решения о награждении, назначении на должность и освобождении от должности;
2) распоряжения Губернатора Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Губернатора Ленинградской области правовой акт, имеющий ненормативный характер, в том числе по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Администрации Ленинградской области;
3) постановления Правительства Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Правительства Ленинградской области нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, либо индивидуальный правовой акт, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные данным актом;
4) распоряжения Правительства Ленинградской области, которым признается принятый в пределах полномочий Правительства Ленинградской области правовой акт, имеющий ненормативный характер, в том числе по оперативным и организационным вопросам, а также по вопросам работы Правительства Ленинградской области.
3.3. Форма правового акта определяется ответственным органом при подготовке проекта этого правового акта и может быть изменена юридическим комитетом в ходе согласования проекта.
3.4. Порядок внесения на заседание Правительства Ленинградской области проектов правовых актов Правительства Ленинградской области и их принятие определяется Регламентом Правительства Ленинградской области.
3.5. Организацию согласования проектов правовых актов осуществляют исключительно уполномоченные органы.
Органы исполнительной власти Ленинградской области вправе принимать на рассмотрение проекты правовых актов Ленинградской области, предложенные территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, другими государственными органами, органами местного самоуправления или иными заинтересованными лицами.
3.6. Проекты правовых актов по кадровым вопросам и по вопросам государственной службы разрабатывает управление государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
3.7. Персональную ответственность за соответствие проекта правового акта правилам юридико-технического оформления документов, действующему федеральному и областному законодательству, а также за своевременное согласование и внесение проекта правового акта несет руководитель ответственного органа.
Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового акта осуществляет назначенный руководителем ответственного органа работник, в должностные обязанности которого входит правовое (юридическое) обеспечение деятельности этого ответственного органа.
Проект правового акта, состоящий более чем из одного листа, в обязательном порядке сшивается и полистно визируется исполнителем и руководителем ответственного органа.
3.8. Согласование проекта правого акта производится в целях обеспечения соответствия его формы и содержания правилам юридико-технического оформления документов, действующему федеральному и областному законодательству, а также предотвращения нанесения ущерба интересам Российской Федерации, Ленинградской области и законным интересам третьих лиц.
Срок действия визы согласующего органа или организации составляет не более 6 месяцев (при согласовании проектов, связанных со строительством, реконструкцией, расширением и капитальным ремонтом объектов недвижимости, предоставлением объектов недвижимости на инвестиционных условиях, установкой памятников, - не более 12 месяцев) с даты визирования до представления в юридический комитет Администрации Ленинградской области. Если срок действия визы истек проект должен быть вновь согласован с соответствующим органом или организацией.
3.9. Перечень должностных лиц, визирующих проект правового акта, определяется руководителем ответственного органа с учетом должностных лиц, указанных в пунктах 3.18, 3.20, 3.21, по согласованию с курирующим вице-губернатором Ленинградской области и указывается на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта, а при отсутствии места - на оборотной стороне этого листа.
3.10. Рассмотрение и согласование проекта правового акта должностным лицом (кроме руководителя юридического комитета) осуществляется в течение трех рабочих дней. Дата передачи проекта на рассмотрение и согласование указывается в маршрутном листе (приложение 1 к Инструкции).
Ответственность за нарушение сроков согласования проекта правового акта несет должностное лицо, которое рассматривало проект правового акта более трех рабочих дней.
3.11. Рассмотрение и согласование проекта правового акта, а также подготовка заключения по результатам правовой (юридической) экспертизы осуществляется юридическим комитетом в течение пяти рабочих дней со дня его передачи на рассмотрение и согласование, если Губернатором Ленинградской области не установлен иной срок согласования проекта правого акта. Дата передачи проекта на рассмотрение и согласование указывается в маршрутном листе.
Заключение юридического комитета не требуется в случае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта правового акта (кроме проекта областного закона), закрепленного визой председателя юридического комитета на проекте правового акта, по вопросам государственной гражданской службы, о расходовании бюджетных средств, награждении или присвоении почетного звания, по вопросам распоряжения конкретным объектом государственного имущества Ленинградской области, об отмене или признании утратившим силу действующего правового акта Ленинградской области, о внесении изменений и/или дополнений в действующий правовой акт Ленинградской области.
3.12. Согласование проекта правового акта о признании утратившим силу действующего правового акта или о внесении изменений в действующий правовой акт в случае, если правовой акт был оспорен в суде или опротестован прокурором, другими надзорными или контролирующими органами либо признан судом недействующим полностью или в части, должно быть полностью завершено до истечения срока, установленного юридическим комитетом.
3.13. Согласование проектов областных законов об утверждении долгосрочных (региональных) целевых программ Ленинградской области или проекта областного закона о внесении изменений в действующий областной закон об утверждении долгосрочной (региональной) целевой программы Ленинградской области производится при наличии экспертных заключений и согласований комитета экономического развития и комитета финансов. Срок проведения экспертизы не может быть более одного месяца.
3.14. Проект правового акта принимается на согласование ответственным за делопроизводство только при наличии подписи исполнителя внизу лицевой стороны каждого листа проекта правового акта, подписей руководителя ответственного органа и курирующего вице-губернатора Ленинградской области, а также следующих документов:
1) пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей, подпунктов) федеральных и/или областных законов, предоставляющих Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской области полномочия регулировать соответствующие правоотношения, а также конкретных целей принятия нормативного правового акта и сведений о наличии в областном бюджете средств на их достижение;
2) технико-экономического обоснования, сметы расходов, проекта договора (соглашения), действующего договора (соглашения) инвестиционного проекта и/или иных подобных документов (к проектам правовых актов, предусматривающих выделение бюджетных средств, предоставление государственного имущества Ленинградской области или приобретение имущества в собственность Ленинградской области);
3) документов и/или материалов, которые должны быть приложены к проекту правового акта в соответствии с требованиями федерального или областного законодательства, либо при отсутствии которых невозможно установить правомерность принятия соответствующего правового акта;
4) копии правового акта, в который вносятся изменения;
5) замечаний к проекту правового акта, о которых есть отметки в листе согласования, а также заключения на них ответственного органа;
6) маршрутного листа.
3.15. Ответственный за делопроизводство вправе не принять проект правового акта в случае непредставления любого из указанных в пункте 3.14 документа, отсутствия виз исполнителя, руководителя ответственного органа или курирующего вице-губернатора Ленинградской области на проекте правового акта. В таком случае на оборотной стороне маршрутного листа делается соответствующая запись.
3.16. Передача проектов правовых актов на согласование (визирование) осуществляется исполнителем проекта через приемные должностных лиц.
Отметка о времени и дате приема-передачи проекта правового акта на согласование заверяется подписями ответственного за делопроизводство и исполнителя в маршрутном листе.
3.17. Согласование проекта правового акта может проводиться как должностными лицами Ленинградской области (далее - внутреннее согласование), так и должностными лицами федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и заинтересованных организаций (далее - внешнее согласование).
3.18. Проекты правовых актов в обязательном порядке визируются:
первым вице-губернатором Ленинградской области;
руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области;
вице-губернатором Ленинградской области, курирующим соответствующее направление деятельности или круг вопросов;
руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области, указанных в проекте правового акта;
председателем юридического комитета;
руководителем ответственного органа;
начальником управления делопроизводства.
3.19. Проект нормативного правового акта Правительства Ленинградской области, не предусмотренного к рассмотрению на заседании Правительства, подлежит согласованию с членами Правительства Ленинградской области.
3.20. Если в проекте правового акта предусматривается осуществление расходов областного бюджета, уменьшение доходов областного бюджета, перемещение бюджетных средств, возникновение, прекращение или изменение долговых обязательств Ленинградской области, проект визируется:
вице-губернатором Ленинградской области - председателем комитета финансов;
вице-губернатором Ленинградской области - председателем комитета экономического развития.
3.21. Если в проекте правового акта предусматриваются действия по распоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградской области либо приобретению в собственность Ленинградской области имущества, проект визируется:
вице-губернатором Ленинградской области - председателем комитета финансов;
вице-губернатором Ленинградской области - председателем Ленинградского областного комитета по управлению государственным имуществом.
3.22. Согласование проекта правового акта оформляется визой должностного лица с указанием даты визирования. При наличии замечаний и/или предложений по проекту правового акта делаются отметки "с заключением" или "с замечаниями". Отказ от визирования не допускается.
3.23. Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется юридическим комитетом до согласования проекта первым вице-губернатором Ленинградской области, руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области и начальником управления делопроизводства при наличии согласований (виз) иных должностных лиц, указанных в пунктах 3.18, 3.20 и 3.21.
3.24. В случае если проект правового акта Правительства Ленинградской области вносится на заседание Правительства, в правом верхнем углу под словом "Проект" делается запись "Вносится на заседание Правительства Ленинградской области".
3.25. Проекты правовых актов Правительства Ленинградской области, требующие оперативного принятия без рассмотрения на заседании Правительства Ленинградской области, визируются членами Правительства Ленинградской области. Решение о внесении такого проекта на рассмотрение Губернатора Ленинградской области - Председателя Правительства Ленинградской области принимается руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области и оформляется записью "К выпуску" на проекте.
3.26. При несоблюдении сроков согласования проекта правового акта в органах исполнительной власти Ленинградской области руководитель ответственного органа докладывает об этом руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области, который вправе провести служебное расследование и по его результатам внести предложение Губернатору Ленинградской области о привлечении виновного к ответственности за нарушение сроков согласования проекта.
По указанию руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области с целью срочного согласования (визирования) проекта правового акта допускается размножение проекта правового акта для рассылки должностным лицам, указанным в листе согласования ("веерное согласование"). В этом случае на лицевой стороне ксерокопии каждой страницы проекта ставится подпись исполнителя.
После такой процедуры согласования ("веерного согласования") руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области направляется для визирования оригинал текста проекта с приложением всех согласований.
3.27. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта правового акта осуществляется:
с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами государственной власти других субъектов Российской Федерации, иными государственными органами в случаях, когда такое согласование предусмотрено федеральными законами или иными федеральными нормативными актами, областными законами или иными нормативными актами Ленинградской области, договорами (соглашениями), в том числе соглашениями о передаче полномочий;
с органами местного самоуправления или организациями в случаях, когда такое согласование предусмотрено федеральными законами, иными федеральными нормативными актами, областными законами, иными нормативными актами Ленинградской области либо договорами (соглашениями) с этими органами или организациями;
с государственными унитарными предприятиями или государственными учреждениями Ленинградской области, если в проекте правового акта содержится поручение в их адрес.
3.28. Проект правового акта, подготовленный в соответствии с поручением (резолюцией) Губернатора Ленинградской области, должен иметь визы всех соисполнителей, указанных в поручении (резолюции).
3.29. Определять полноту согласования проектов правовых актов и при необходимости принимать решение о дополнительном согласовании вправе:
руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области;
председатель юридического комитета;
начальник управления делопроизводства.
3.30. Полученные в процессе согласования проекта правового акта замечания прилагаются к проекту, о чем делается отметка "с заключением" или "с замечаниями". Короткие замечания могут быть записаны непосредственно на проекте, рядом с визой.
3.31. В случае если отрицательное заключение по проекту правового акта отозвано, замечания устранены либо сняты, делается отметка "заключение отозвано", "замечания сняты" или "замечания учтены", которая заверяется подписью должностного лица с указанием даты.
3.32. В случае если замечания ответственным органом не принимаются, к проекту правового акта прилагается заключение на замечания за подписью руководителя ответственного органа.
3.33. Изменения, внесенные в текст проекта правового акта, сделанные от руки, должны быть заверены подписью исполнителя и лица, предложившего изменения.
3.34. Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальник управления делопроизводства вправе возвратить исполнителю проект правового акта при наличии замечаний для их устранения в течение трех рабочих дней.
3.35. Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальник управления делопроизводства вправе возвратить исполнителю проект правового акта, если проект подготовлен с нарушением требований настоящей Инструкции.
3.36. Внесение изменений нередакционного характера в текст проекта правового акта после визирования проекта в юридическом комитете не допускается.
3.37. При наличии необходимых согласований проекты правовых актов передаются исполнителем в протокольный отдел управления делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области для соответствующей подготовки, в том числе редактирования, к подписанию Губернатором Ленинградской области.
3.38. Тексты проектов правовых актов в окончательном виде печатаются на бланках установленной формы в группе автоматизированной подготовки документов при наличии записи "На бланк", сделанной начальником протокольного отдела.
3.39. Тексты проектов правовых актов, напечатанные на бланках установленной формы, с прилагаемыми документами передаются начальником управления делопроизводства для доклада Губернатору Ленинградской области.
3.40. Подписанные Губернатором Ленинградской области правовые акты возвращаются в управление делопроизводства для их окончательного оформления, рассылки, официального опубликования, а также для передачи текста правового акта с целью размещения в информационно-правовых системах "Гарант", "Консультант", "Кодекс" и иных в соответствии с договорами (соглашениями).
3.41. Подписанным правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года раздельно для каждого вида правового акта.
3.42. Копии правовых актов заверяются печатью управления делопроизводства и направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному исполнителем и подписанному руководителем ответственного органа.
Если копии правовых актов направляются организациям, не входящим в указатель рассылки, исполнитель вносит в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.
3.43. Правовые акты, отменяющие или изменяющие ранее принятые правовые акты, направляются адресатам, которым рассылались ранее принятые правовые акты, или их правопреемникам.
3.44. Рассылка правовых актов взамен разосланных производится по указанию начальника управления делопроизводства.
3.45. Подлинники правовых актов с приложенными к ним на стадии согласования документами и материалами, а также указателями рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в установленном порядке в архив.
3.46. Проекты правовых актов, отклоненные Губернатором Ленинградской области или имеющие замечания Губернатора Ленинградской области, возвращаются протокольным отделом исполнителям.
3.47. Губернатором Ленинградской области может быть изменена процедура подготовки, согласования, оформления и выпуска правовых актов, о чем руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области делается запись на проекте.
3.48. Управление делопроизводства организует официальное опубликование всех нормативных правовых актов в порядке, установленном нормативными правовыми актами Ленинградской области.
Нормативные и правовые акты органов исполнительной власти Ленинградской области, требующие опубликования, а также передачи текста правового акта с целью размещения в информационно-правовых системах "Гарант", "Консультант", "Кодекс" и иных, представляются в управление делопроизводства с сопроводительным письмом соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области.
Правовые акты ненормативного характера подлежат официальному опубликованию по мере возможности.
3.49. Положения данного раздела применяются также для согласования проектов договоров, соглашений, писем и иных документов, подписываемых Губернатором Ленинградской области, если иное не установлено другими разделами настоящей Инструкции или иными нормативными правовыми актами.

Раздел 4. Порядок работы с судебными актами, актами прокурорского
реагирования, иными официальными обращениями надзирающих
и контролирующих органов

4.1. В настоящем разделе определены особенности работы с судебными актами (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями или жалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иных надзирающих и контролирующих органов, которые направлены непосредственно в адрес Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области.
Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, адресованные конкретному органу исполнительной власти Ленинградской области, должностному лицу Ленинградской области, руководителю государственного унитарного предприятия или государственного учреждения Ленинградской области.
4.2. Любой из указанных в пункте 4.1 документов регистрируется управлением делопроизводства в день поступления и незамедлительно направляется Губернатору Ленинградской области, а его копия - в юридический комитет.
При отсутствии поручения Губернатора Ленинградской области юридический комитет в течение трех дней должен определить ответственный за исполнение орган исполнительной власти Ленинградской области (далее - исполняющий орган) и направить в его адрес письмо с указанием сроков и порядка реагирования на поступивший документ, а также копию документа.
4.3. Исполняющий орган в установленные юридическим комитетом сроки направляет в юридический комитет служебную записку и при необходимости - согласованный в установленном порядке (кроме согласования юридического комитета) проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.).
В случае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта документа юридический комитет представляет его Губернатору Ленинградской области для подписания.
4.4. Юридический комитет самостоятельно и в срочном порядке готовит проект ответа на указанные в пункте 4.1 документы и при необходимости - проекты правовых актов в следующих случаях:
пропуск исполняющим органом срока, установленного юридическим комитетом;
представление исполняющим органом несогласованного или не полностью согласованного проекта документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.);
отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проекта документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), который был представлен исполняющим органом.
Подготовленный юридическим комитетом проект правового акта может быть представлен на подпись Губернатору Ленинградской области без согласования.
4.5. В случае если руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области не согласен с содержанием судебного акта, заявления или жалобы в суд, представления или протеста прокурора, официальных документов надзирающих или контролирующих органов, он обязан:
письменно уведомить об этом юридический комитет;
организовать участие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях;
обеспечить работников доверенностями, материалами и документами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях.
4.6. Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск срока, установленного юридическим комитетом либо представивший юридическому комитету несогласованный или не полностью согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.

Раздел 5. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм
Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

5.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, руководителями соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области и курирующими вице-губернаторами Ленинградской области на втором экземпляре внизу лицевой стороны последнего листа либо на его оборотной стороне.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.
5.2. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов исполнительной власти проходят обязательное редактирование в протокольном отделе, затем передаются в группу автоматизированной подготовки документов для оформления на бланке установленной формы и через управление делопроизводства направляются Губернатору Ленинградской области на подписание.
5.3. Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетным вопросам проходят согласование в комитете финансов, по вопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения - в комитете экономического развития.
5.4. Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившего проект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, представляет перечень документов (копий), которые следует направить в представительство Правительства Ленинградской области при Правительстве Российской Федерации с копией письма, и передает их в сектор служебной корреспонденции.
5.5. Письма, телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всем руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органов местного самоуправления (кроме подписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области), рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
5.6. Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.

Раздел 6. Контроль исполнения правовых актов, поручений и других
документов Губернатора Ленинградской области
и Правительства Ленинградской области

6.1. Контролю подлежат все поступившие в Администрацию Ленинградской области документы, требующие исполнения.
6.2. Правовые акты Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградской области, поступившие в Администрацию Ленинградской области документы, имеющие особую значимость, ставятся на контроль Губернатора Ленинградской области (далее - контрольные документы). При постановке документа на контроль на правом верхнем поле документа делается отметка о контроле буквой "К" или словом "Контроль".
6.3. Контроль исполнения контрольных документов осуществляют аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области, а также отраслевые органы исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с полномочиями.
6.4. Учет и контроль по срокам и существу исполнения, анализ и обобщение поступающей на имя Губернатора Ленинградской области информации о ходе и результатах исполнения контрольных документов, подготовку соответствующих предложений для доклада Губернатору Ленинградской области осуществляет сектор контроля исполнения распорядительных документов общего отдела управления делопроизводства.
6.5. Контроль сроков исполнения поручений Губернатора Ленинградской области по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.
6.6. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, протоколах заседаний Правительства Ленинградской области, а также исполнение письменных поручений Губернатора Ленинградской области, в том числе содержащихся в протоколах проведенных совещаний и резолюциях на документах (далее - поручения), организуют вице-губернаторы Ленинградской области или руководители органов исполнительной власти Ленинградской области, которым адресованы поручения.
6.7. Контроль исполнения поручений первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области осуществляют их секретариаты.
6.8. Организацию исполнения поручений осуществляют руководители органов исполнительной власти Ленинградской области.
6.9. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.
Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;
имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок не более месяца;
по запросам депутатов Законодательного собрания Ленинградской области - не позднее чем через 10 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении.
Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6.10. Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания.
6.11. Исполнение по документам, указанным в пункте 4.1, осуществляется в сроки, установленные в разделе 4 настоящей Инструкции и юридическим комитетом.
6.12. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя Губернатора Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями по новому сроку исполнения и/или составу соисполнителей.
Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях при наличии объективных причин. Должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем в 10-дневный срок от даты получения такого поручения представляет Губернатору Ленинградской области письменное ходатайство о продлении срока исполнения с указанием объективных причин невозможности исполнения поручения в установленные сроки, а также предложениями о новом сроке исполнения и/или составе соисполнителей.
6.13. Об изменении срока исполнения документов ответственный за делопроизводство своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в учетные формы (новый срок исполнения, дата представления изменения, подпись).
6.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, перемещения или увольнения с должности работник, ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своего непосредственного начальника или руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области о всех имеющихся у него документах и поручениях, передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию с непосредственным начальником - другому работнику.
6.15. Если поручение Губернатора Ленинградской области дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоит пометка "Отв.", "Свод", "Созыв".
Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременное исполнение данного поручения, организует и координирует работу по его исполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Губернатору Ленинградской области или в Правительство Ленинградской области в связи с исполнением этого поручения.
6.16. В целях исполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочую группу из представителей соисполнителей поручения, представителей других заинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области и организаций (по согласованию) и/или назначить рабочее совещание с указанными представителями.
При наличии разногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участием руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области - соисполнителей поручения или их заместителей.
Организацию и проведение рабочих и/или согласительных совещаний обеспечивают ответственные за исполнение поручения.
6.17. Соисполнитель поручения представляет письменный ответ на запрос ответственного исполнителя не позднее чем за пять дней до даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки "Срочно" - не позднее чем за один рабочий день до даты истечения трехдневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в запросе ответственного исполнителя.
6.18. Ответственный исполнитель письменно информирует Губернатора Ленинградской области о ходе и результатах исполнения поручения, а также направляет в адрес заинтересованных лиц копии писем, подлинник поручения и приложенные к нему документы и материалы.
Если исполнение поручения завершилось изданием правового акта, Губернатору Ленинградской области направляется копия правового акта.
6.19. Ходатайства о продлении сроков исполнения поручения, выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля до их представления Губернатору Ленинградской области анализируются и обобщаются в управлении делопроизводства, которое вырабатывает соответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской области.
Руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения поручения или снятии поручения с контроля.
Если в ходатайстве о продлении сроков исполнения поручения, выполнении поручения и/или снятии поручения с контроля нет достаточных оснований для продления сроков исполнения поручения или снятии поручения с контроля, а также сведений о надлежащем исполнении поручения, руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области вправе вернуть такой документ ответственному исполнителю на доработку.
6.20. Поручение снимается с контроля на основании резолюции Губернатора Ленинградской области.
Информация о снятии поручения с контроля немедленно доводится до ответственного исполнителя сектором контроля исполнения распорядительных документов общего отдела управления делопроизводства.
6.21. Обобщенная информация о выполнении поручений доводится до Губернатора Ленинградской области руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение документов
и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области
и Правительства Ленинградской области

7.1. Документы и материалы, поступившие на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области, а также в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области принимаются, учитываются и регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.
7.2. Поступившие в Правительство Ленинградской области копии федеральных законов, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, актов Конституционного Суда Российской Федерации, правовых актов Президента Российской Федерации, правовых актов Правительства Российской Федерации учитываются, регистрируются и хранятся в юридическом комитете.
Юридический комитет обеспечивает подготовку проектов резолюций Губернатора Ленинградской области и контроль исполнения указанных документов.
7.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан в адрес Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области осуществляются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.
7.4. Информация о зарегистрированных документах заносится в электронную карточку системы "Канцелярия" и передается в электронные базы данных органов исполнительной власти, подключенных к единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) Администрации Ленинградской области.
7.5. Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области принимаются работниками их секретариатов.
7.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для перевода в комитет международных и региональных связей Ленинградской области и с текстом перевода направляется адресату.
7.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управления делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.
7.8. При вскрытии конвертов с документами работником сектора служебной корреспонденции проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе служебной корреспонденции, другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".
Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.
На конвертах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.
7.9. В секторе служебной корреспонденции документы, кроме срочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления, поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.
Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Канцелярия" не менее трех лет.
7.10. Сектор служебной корреспонденции направляет поступившие документы адресатам по назначению.
Документы, адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовки информации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальника управления делопроизводства вице-губернаторам в соответствии с распределением обязанностей или в органы исполнительной власти Ленинградской области.
Документы, адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области и вице-губернаторам Ленинградской области, направляются в их секретариаты.
7.11. Документы передаются адресатам в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее - срочные документы) передаются немедленно.
Зарегистрированные документы передаются под роспись в реестре с указанием даты, времени передачи документа и фамилии работника, принявшего документ.
Документы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области и используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) службой делопроизводства в соответствующем журнале, карточке или автоматизированной системе.
Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области, как правило, не допускается. В исключительных случаях переписка ведется без регистрации документов в службе делопроизводства.
7.12. Зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции документы передаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области в другой только через сектор служебной корреспонденции с переадресацией в автоматизированной системе "Канцелярия".
Передача документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области осуществляется через службу делопроизводства.
7.13. При работе с документами, поступившими в орган исполнительной власти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.
7.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник с разрешения непосредственного руководителя передает другому работнику через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении числящиеся за исполнителем документы сдаются в службу делопроизводства.
Контроль за передачей документов осуществляется руководителем соответствующего подразделения.
7.15. Поступившие документы представляются работником службы делопроизводства руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области и согласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
7.16. Состояние работы с документами в органе исполнительной власти Ленинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства.
Служба делопроизводства ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с данными, занесенными в базу данных "Канцелярия", представляет руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области справку о прохождении и исполнении документов.

Раздел 8. Подготовка и оформление документов в органах
исполнительной власти Ленинградской области.
Отправка документов

Основные требования к подготовке и оформлению документов

8.1. При подготовке и оформлении документов работники должны руководствоваться следующими основными требованиями:
документы печатаются на бланках установленной формы, если иное не установлено настоящей Инструкцией;
письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти по вопросам, входящим в компетенцию Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области, оформляются соответственно на бланках Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области за подписью Губернатора Ленинградской области либо лица, исполняющего его обязанности;
письма за подписью первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках соответственно первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области;
письма руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию органов исполнительной власти Ленинградской области, оформляются на бланках этих органов;
при переписке между структурными подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области бланки не используются;
содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;
фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;
исходящие письма отправляются с подписью должностного лица, копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;
в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер письма выносятся в заголовок первого листа;
документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, при этом указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица, подписывающего документ;
подписание документа, на котором указана фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;
проекты документов должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);
датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: "12 мая 2004 года") либо цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности число, месяц, год (например: "15.04.04"). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способ датирования используется при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;
при направлении документа руководителю организации ее наименование (в родительном падеже) включается в состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлении документа в организацию ее наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия руководителя - в дательном падеже, при направлении документа в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываются обобщенно, например: "Руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области", "Главам муниципальных образований";
адресат указывается в правом верхнем поле документа;
полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;
почтовый адрес располагается после фамилии адресата;
в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы имени, отчества и фамилия адресата;
в адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;
если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме: "Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз.". Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать;
на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовым актом, гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;
отправляемому документу присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса органа исполнительной власти Ленинградской области и порядкового номера документа органа исполнительной власти Ленинградской области, при этом исходящий номер может быть дополнен индексом дела в соответствии с номенклатурой дел;
письмам и телеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской области, первым вице-губернатором Ленинградской области, вице-губернаторами Ленинградской области регистрационные номера присваиваются только в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства;
письмам и телеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) органов исполнительной власти Ленинградской области, регистрационные номера присваиваются ответственными за делопроизводство, после чего копия документа с экземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласно номенклатуре дел и хранится в органе исполнительной власти Ленинградской области.
8.2. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе в посольства и представительства иностранных государств) оформляются на бланках.
На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются адрес зарубежного корреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны.
Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом международных и региональных связей Ленинградской области.
8.3. Телеграммы за подписью должностных лиц Ленинградской области оформляются следующим образом:
текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений, не должен превышать одной машинописной страницы;
подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества);
для отправки передаются три экземпляра текста телеграммы.

Отправка документов

8.4. Исходящие документы за подписью Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области передаются для обработки и отправки адресатам в сектор служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства. Документы, подписанные руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области, отправляются через ответственного за делопроизводство.
На отправку передаются подлинник документа и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более чем четырем адресатам). При этом ответственному за делопроизводство дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с указателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются оформленный подлинник, две копии и два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.
Экземпляр документа (письма, телеграммы) с проставленным на нем исходящим номером и датой отправки возвращается в соответствующий орган исполнительной власти Ленинградской области.
Документы отправляются адресатам в зависимости от степени срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.
Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.
Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку.
Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.
Служебные документы структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области, направляемые по всем видам связи, отправляются только через сектор служебной корреспонденции за номерами, присвоенными им сектором служебной корреспонденции.

Раздел 9. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания
Ленинградской области

9.1. В настоящем разделе определены особенности работы с депутатскими запросами членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области (далее - обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области.
9.2. В качестве депутатского запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке члена Совета Федерации, депутата, фракции, депутатской группы Государственной Думы, с соответствующей подписью (подписями).
В качестве обращения депутата Законодательного собрания Ленинградской области рассматривается письмо Председателя Законодательного собрания или его заместителя, к которому прилагается правовой акт Законодательного собрания и депутатское обращение, рассмотренное на заседании Законодательного собрания.
9.3. Депутатские запросы и обращения депутатов на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области, вице-губернаторов Ленинградской области регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.
Депутатские запросы и обращения депутатов, к которым приложены письма граждан, дополнительно регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.
9.4. Поступившие в управление делопроизводства депутатские запросы и обращения депутатов направляются:
адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области - Губернатору Ленинградской области;
адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области - первому вице-губернатору Ленинградской области;
адресованные вице-губернаторам Ленинградской области - вице-губернаторам Ленинградской области;
адресованные органам исполнительной власти Ленинградской области - руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области.
9.5. Орган исполнительной власти Ленинградской области или должностное лицо, которому непосредственно адресован депутатский запрос или обращение, должен дать ответ на него в письменной форме не позднее 10 дней со дня получения обращения или в иной установленный в депутатском запросе или обращении срок.
В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 10-дневный срок со дня получения обращения.
9.6. Орган исполнительной власти Ленинградской области, которому поручено рассмотреть обращение депутата, адресованное Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской области, в 10-дневный срок с момента регистрации документа в секторе служебной корреспонденции представляет Губернатору Ленинградской области проект ответа.
9.7. Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, и контроль исполнения этих поручений осуществляются в соответствии с настоящей Инструкцией.
9.8. Обращения и запросы депутатов, адресованные непосредственно в органы исполнительной власти Ленинградской области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы, исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в этих органах в дела согласно номенклатуре дел.

Раздел 10. Рассмотрение обращений граждан

10.1. В аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, а также письменных обращений граждан, поступивших с сопроводительными письмами из палат Федерального Собрания Российской Федерации, из вышестоящих государственных органов, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.
10.2. Письменные обращения граждан, поступившие на имя Губернатора Ленинградской области, в адрес Правительства Ленинградской области, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан. На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. Информация о зарегистрированных обращениях заносится в специализированную автоматизированную систему.
10.3. Письменные обращения граждан, в которых отсутствуют фамилия и адрес автора обращения, признаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, бессмысленные по содержанию. По решению начальника отдела анонимные, бессмысленные или некорректные по содержанию обращения списываются "В дело" в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
10.4. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению в органах исполнительной власти, направляются в эти органы с распечатками электронных учетных карточек, содержащих краткую аннотацию, а также другую информацию, необходимую для работы с обращением.
В органах исполнительной власти обращения граждан учитываются в учетно-контрольных карточках или журналах.
Переадресовка обращений граждан из одного органа исполнительной власти в другой осуществляется через отдел по работе с обращениями граждан или с уведомлением отдела.
Информация о письменных обращениях с прилагаемыми подарками, иными вложениями в конверты доводится до сведения начальника управления делопроизводства для принятия соответствующего решения. Государственные награды, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки, иные документы возвращаются в органы местного самоуправления по месту жительства заявителя для возврата их авторам обращения.
10.5. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора обращения.
10.6. Если отдел по работе с обращениями граждан сочтет необходимым направить письменное обращение гражданина на рассмотрение в орган исполнительной власти либо в муниципальное образование, обращение отправляется с сопроводительным письмом, в котором оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости - и Правительству Ленинградской области. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма ставятся штампы "Контроль" и "Письмо подлежит возврату в Правительство Ленинградской области".
Если рассмотрение обращения закончено непосредственно в органе исполнительной власти Ленинградской области, автор обращения извещается о результатах, как правило, в письменной, а в отдельных случаях в устной форме, о чем исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора с заявителем.
10.7. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию органа исполнительной власти Ленинградской области, в 5-дневный срок направляются по принадлежности, о чем сообщается заявителю.
10.8. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.
Копии документов, связанных с рассмотрением обращений граждан, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области направляются в отдел по работе с обращениями граждан для корректировки базы данных автоматизированной системы.
Законченные делопроизводством обращения граждан в органах исполнительной власти Ленинградской области формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
10.9. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в органы исполнительной власти Ленинградской области, осуществляют их руководители.
10.10. Справочную работу по законченным делопроизводством обращениям граждан ведет отдел по работе с обращениями граждан.
10.11. Прием посетителей в Приемной Правительства Ленинградской области осуществляется работниками отдела ежедневно, кроме выходных дней. Учет посетителей, высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.
Письменные заявления, жалобы, ходатайства и предложения, переданные посетителями на приеме, учитываются и рассматриваются как письменные обращения граждан.
10.12. Отдел по работе с обращениями граждан ведет анализ и обобщение поступающих обращений, систематически готовит на имя Губернатора Ленинградской области справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

Организация работы по приему граждан

10.13. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется в Приемной Правительства Ленинградской области (далее - Приемная).
Прием граждан ведут члены Правительства Ленинградской области, руководители органов исполнительной власти Ленинградской области и работники отдела по работе с обращениями граждан.
10.14. Запись на прием осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан ежедневно с 9.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу с 9.00 до 17.00.
Во время записи устанавливается количество устных и письменных обращений гражданина в Приемную. При повторных обращениях делается запрос об имеющихся в отделе материалах по заявителю.
10.15. Работник отдела по работе с обращениями граждан, ведущий прием, составляет краткую аннотацию просьбы заявителя.
10.16. Во время приема работник отдела по работе с обращениями граждан вправе направить заявителя на прием в орган исполнительной власти Ленинградской области, в компетенцию которого входит решение вопроса.
Прием заявителей руководителями соответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области осуществляется в установленные для этих должностных лиц дни приема граждан.
10.17. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в Приемную может быть приглашен работник соответствующего органа исполнительной власти Ленинградской области.
10.18. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области осуществляют прием граждан в соответствии с ежемесячным графиком, утверждаемым Губернатором Ленинградской области.
10.19. Материалы личного приема граждан руководителями органов исполнительной власти Ленинградской области учитываются и обрабатываются в отделе по работе с обращениями граждан.
Учетные данные о проведенном приеме вводятся в электронную карточку системы "Обращения граждан".
10.20. Оригинал письменного обращения гражданина с копией карточки личного приема прикладываются к сопроводительному письму отдела по работе с обращениями граждан в адрес органа исполнительной власти Ленинградской области, в ведении которого находится решение соответствующих вопросов.
10.21. Ход подготовки ответов на устные и письменные обращения граждан, поступившие во время личного приема, контролируется отделом по работе с обращениями граждан.
10.22. В случае если поставленные на личном приеме вопросы не входят в компетенцию органа исполнительной власти Ленинградской области, заявителю даются разъяснения по обращению в соответствующие органы власти или организации.
10.23. Члены Правительства Ленинградской области осуществляют прием граждан по поручению Губернатора Ленинградской области в соответствии с графиком, который доводится до сведения посетителей через информационный стенд в Приемной.
10.24. Запись граждан на личный прием к членам Правительства Ленинградской области и подготовку вопросов к личному приему граждан осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан.
10.25. Отдел по работе с обращениями граждан обязан не позднее чем за два дня до даты приема граждан направить в адрес членов Правительства Ленинградской области, осуществляющих этот прием, необходимые документы и материалы. Один комплект документов остается в отделе по работе с обращениями граждан.
10.26. Отправка материалов по результатам приема граждан с поручениями Губернатора Ленинградской области или членов Правительства Ленинградской области на исполнение в органы исполнительной власти Ленинградской области осуществляется отделом по работе с обращениями граждан через сектор служебной корреспонденции.
Материалы приема заносятся в электронную карточку системы "Обращения граждан".
10.27. Контроль исполнения поручений Губернатора Ленинградской области, членов Правительства Ленинградской области по результатам приема граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Материалы личного приема граждан должностными лицами хранятся в архиве отдела.
10.28. Информация о принятых по обращениям граждан мерах направляется отделом по работе с обращениями граждан на ознакомление руководителю, осуществлявшему прием. После возвращения материалов, если по ним не поступает дополнительных поручений, они снимаются с контроля и формируются в дела. Если рассмотрение заявления остается на контроле, в базе данных делается запись о продлении срока рассмотрения обращения.

Раздел 11. Изготовление и использование бланков документов,
печатей и штампов

Изготовление и использование бланков документов

11.1. Бланки документов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.
11.2. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и секторе служебной корреспонденции общего отдела.
11.3. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области используются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.4. Бланки Губернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительной власти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документов только по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальника управления делопроизводства.
В журнале учета выдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшего разрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной власти Ленинградской области и фамилия получившего бланк.
Орган исполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использовании полученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.
11.5. Введение в обращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской области осуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основании обращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес управления делами с приложенным образцом (макетом) нового бланка.
Не разрешается изготовление бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
11.6. Управление делопроизводства:
получает от органов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовление бланков, а также образцы (макеты) бланков;
согласовывает заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции.
11.7. Управление делами Правительства Ленинградской области при изготовлении бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков обеспечивает их максимальную защищенность от подделки.
Заказы на изготовление бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков размещаются в установленном порядке на предприятиях, имеющих лицензию на изготовление защищенной от подделок полиграфической продукции.
11.8. Управление делами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков и другой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной власти Ленинградской области.
11.9. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность за обеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность их использования.

Изготовление и использование печатей и штампов

11.10. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области.
11.11. Гербовые печати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области хранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.12. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и/или герба Ленинградской области (далее - гербовая печать) могут иметь органы исполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениями о них.
11.13. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах в установленных законодательством случаях.
11.14. Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются управлением государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
11.15. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
11.16. На копиях областных законов, правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.
11.17. Печать управления делами Правительства Ленинградской области применяется при оформлении гарантийных писем и финансовых документов.
11.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
11.19. Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительной власти Ленинградской области производится по их письменным заявкам управлением делами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттиска печати или штампа.
11.20. Штампы и печати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитываться ответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.
11.21. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляет управление делопроизводства.
11.22. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управление делопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляются соответствующие отметки.
11.23. Ответственность за хранение и контроль использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области возлагается на их руководителей.
При смене руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.

Раздел 12. Техническое обеспечение работы с документами

Печатание документов

12.1. Печатание документов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов, которые утверждаются руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
12.2. В группе автоматизированной подготовки документов протокольного отдела управления делопроизводства печатаются только служебные документы Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.
В первоочередном порядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, законопроекты, документы Губернатора Ленинградской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ленинградской области, другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области.
Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольного отдела по согласованию с исполнителями.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатания черновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.
Перенос проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области на бланки производится только в группе автоматизированной подготовки документов. Проекты, подготовленные в органах исполнительной власти Ленинградской области с использованием компьютерной техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.
Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается исполнителем.
12.3. Печатание в группе автоматизированной подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр." и знаков препинания.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева.
12.4. В группе автоматизированной подготовки документов сданные для печатания материалы и объем выполненной работы учитываются в журнале.
Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания.
12.5. В случае необходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Копирование (тиражирование) документов

12.6. Копировально-множительные работы осуществляются в группе копировально-множительных работ общего отдела управления делопроизводства и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющих множительную технику.
12.7. В группу копировально-множительных работ для копирования сдаются только служебные документы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется на бланке установленной формы (приложение 5 к Инструкции) и подписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области либо ответственным за делопроизводство.
Тиражирование материалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовление цветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальником управления делопроизводства.
Размножение бланков, используемых в Администрации Ленинградской области, не разрешается.
К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.
Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградской области, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений Губернатора Ленинградской области.
Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись на бланке заказа.
12.8. Учет выполненных работ в группе копировально-множительных работ ведется в журналах установленной формы на основании заказов.
12.9. Порядок использования множительной техники в органах исполнительной власти Ленинградской области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции.
12.10. В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Стенографирование

12.11. Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется по письменным заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области в управление делами Правительства Ленинградской области.

Звукозапись мероприятий

12.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется специалистами управления делами Правительства Ленинградской области по заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.
12.13. Учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает управление делами Правительства Ленинградской области.

Прием и оперативная передача текстов служебных документов
по официальным каналам факсимильной связи

12.14. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Правительства Ленинградской области, установлены в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.
Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.
12.15. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
передача документа осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6 к Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течение одного года;
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Ленинградской области;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму;
запрещается передавать тексты документов с грифом "Для служебного пользования";
принятые к передаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 7 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа. Подлинники после передачи возвращаются исполнителям с указанием времени отправки;
поступившие по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 8 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.
12.16. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительной власти Ленинградской области, осуществляется их руководителями.

Раздел 13. Составление номенклатуры дел, формирование дел,
передача их в архив, использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, с указанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.
13.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями, планами и отчетами.
13.3. Номенклатура дел на следующий календарный год (приложение 9 к Инструкции) разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства (ответственным за делопроизводство), согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела и утверждается руководителем. Копия передается в управление делопроизводства.
Вновь образованный орган исполнительной власти Ленинградской области в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и согласовывает ее с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.
13.4. Номенклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, утверждается руководителем и согласовывается с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.
В утвержденную сводную номенклатуру дел в течение года по согласованию с управлением делопроизводства могут вноситься изменения.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.5. Графы номенклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом:
В графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:
организационно-распорядительная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;
документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами;
номенклатура дел структурного подразделения;
резервные номера.
Внутри каждого выделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел по следующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органов исполнительной власти Ленинградской области.
Так, в номенклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительными документами органа исполнительной власти Ленинградской области.
Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".
Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);
автор документа (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, структурного подразделения);
корреспондент (название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, которому адресуют и от которого получают документ);
вопрос и краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на то, что документ представлен копией.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.
Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:
"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области".
При наличии в деле нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке, например:
"Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области".
Если документы, имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет сформировано дело, например:
"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)".
Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения, например:
"Переписка с гражданами о выдаче архивных справок".
Для внутренних документов используется краткое название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения) или приводится общее видовое название, например:
"Протоколы заседаний Правительства Ленинградской области".
При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения или обобщенное видовое название без конкретного перечисления, например:
"Переписка с Росархивом о ...";
"Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве".
Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, в заголовке дела указывается его название, например:
"Переписка с организациями Ленинградской области о выполнении договоров".
Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название, например:
"Переписка с исполнительными органами государственной власти Ленинградской области о проведении совещания по вопросам делопроизводства".
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа, например:
"Распоряжения Губернатора Ленинградской области по вопросам основной деятельности за 2005 год".
В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал, например:
"Бизнес-планы на январь-декабрь 2005 года";
"Сводный баланс доходов и расходов за второй квартал 2005 года".
Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в органе исполнительной власти Ленинградской области, государственном учреждении, в заголовке указывается ее номер (шифр), например:
"Личные карточки (форма Т-2)".
В заголовках дела при необходимости указывается, что документ представлен копией, например:
"Распоряжения Губернатора Ленинградской области. Копии".
Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и в заголовки томов при необходимости могут вноситься уточнения.
Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.
В графе 4 "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года.
На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.
Графа 5 "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел и т.п. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.

Формирование и оформление дел, законченных делопроизводством

13.6. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены в дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.
Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "В дело N ...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости - отметка о решении вопроса, изложенного в документе.
Неисполненные и/или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
13.7. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;
5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного лица в органе исполнительной власти Ленинградской области, государственном учреждении, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);
6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;
7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или в алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);
8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;
9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;
10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;
11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем "ПВА";
12) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Экспертиза ценности документов

13.8. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Ленинградской области.
Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти Ленинградской области проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел к передаче на хранение в архив. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной власти Ленинградской области.
13.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
13.10. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.
Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Это относится прежде всего к документам, подписанным или правленным Губернатором Ленинградской области.
Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
13.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 11 к Инструкции), и акт о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 12 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например:
"Уничтожено 02.04.2004" или "Передано на хранение в ________ по описи 04.02.2004" и т.п.
13.12. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в органе исполнительной власти Ленинградской области после составления описей дел постоянного срока хранения по акту (приложение 12 к Инструкции), который утверждается руководителем и хранится постоянно.
13.13. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

Систематизация документов внутри дела

13.14. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе о их местонахождении.
13.15. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
Нормативные и организационно-распорядительные документы, приложения и примечания к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.
Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкции утверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
13.16. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым в деле.
13.17. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов в дело переписки текущего года производится с указанием индекса дела предыдущего года.
13.18. При переподшивке документов из одного дела в другое на обложке дела указывается, в какое дело переподшит документ.
13.19. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, они группируются сначала по корреспондентскому признаку, затем - по хронологическому.
13.20. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решения Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, имеется секретная информация, все документы по данному вопросу передаются в особую часть.

Оформление дел и нумерация листов

13.21. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела (приложение 13 к Инструкции), составление внутренней описи документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление реквизитов обложки.
Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.
13.22. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 15 к Инструкции).
На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.
13.23. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
13.24. Даты на обложке должны соответствовать году начала и окончания дела. Крайними датами дела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в деле) и конечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок органа исполнительной власти Ленинградской области.
При выведении крайних дат не учитываются дата списания документов в дело и дата списания дела в архив, даты резолюций, даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
13.25. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.
13.26. По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.27. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются сначала конверт, затем - очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
13.28. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение 13 к Инструкции).
В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
По согласованию с архивом в органе исполнительной власти Ленинградской области на обложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области в период, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новое наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнее наименование заключается в скобки.
В листах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются количество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

Хранение документов и дел в подразделении

13.29. До передачи документов и дел в государственный архив их хранение осуществляется в органе исполнительной власти Ленинградской области.
Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области ответственны за организацию хранения документов и дел.
13.30. К каждому делу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области, оформляется лист использования документов (приложение 16 к Инструкции), в котором делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилии ознакомившегося, а также перечень документов, с которыми он ознакомлен.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области, при этом в деле должны быть оставлены заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.

Передача дел в архив

13.31. Подготовка документов к сдаче на хранение в архив включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
13.32. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения находятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив органа исполнительной власти Ленинградской области по решению руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области.
В случае принятия решения о ликвидации или реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области лицо, исполняющее обязанности руководителя, обязано в течение одного месяца с момента принятия такого решения организовать формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.
При реорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области документы и дела передаются органам исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с их компетенцией.
13.33. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается надпись "В архив", которая заверяется подписью руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись "В архив" делается на последнем листе сдаточной описи.
13.34. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются для переоформления.
13.35. По указанию руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела.

Составление описей дел

13.36. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении такой работы оказывает уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу (приложения 17, 18, 19 к Инструкции).
Дела, оставленные на контроле в подразделении, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле).
13.37. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, каждый том или часть имеет самостоятельный номер).
При внесении в опись подряд нескольких дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела (тома), на остальных однородных делах (томах) делается надпись "То же". Другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
13.38. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.д.
13.39. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, второй хранится в органе исполнительной власти Ленинградской области в течение трех лет после передачи документов.
13.40. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против заголовка каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работника органа исполнительной власти Ленинградской области и работника архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.
13.41. Вместе с делами органа исполнительной власти Ленинградской области в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы и регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
13.42. На дела постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (приложение 14 к Инструкции), которая помещается в начале дела.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.
На основе описей дел составляется Годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской области (дел постоянного хранения и по личному составу), который направляется на рассмотрение в уполномоченный орган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. После рассмотрения Годовой раздел сводной описи дел утверждается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области (приложения 17, 19 к Инструкции).
Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах. К описям составляются предисловие и историческая справка. Обязательным элементом оформления Годового раздела сводной описи дел является титульный лист описи (приложение 20 к Инструкции).

Использование документов архива

13.43. Документы и дела, находящиеся на хранении в архивах органов исполнительной власти Ленинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующего архива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения под роспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).
13.44. Изъятие документов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается.
13.45. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, изымать или заменять отдельные листы.
13.46. Ознакомление с подлинниками законов Ленинградской области, правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской области осуществляется только в помещении архива.
13.47. Документы из архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляются для ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменным запросам, об этом делается запись в учетных документах архива (карте-заместителе дела, листе использования документов) и оформляется акт о выдаче дел во временное пользование (приложение 22 к Инструкции).

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)
Маршрутный лист

_________________________________________________________________________
                 (полное наименование проекта документа)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
     Количество листов ____, в том числе прилагаемых материалов ________.
Подготовил ______________________________________________________________
        (наименование органа исполнительной власти Ленинградской области,
_________________________________________________________________________
       должность, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя)

┌───┬────────┬───────────────────┬──────────────┬────────┬──────────────┐
│ N │ Дата и │Кому передан проект│   Подписи    │ Дата и │   Подписи    │
│п/п│ время  │  на визирование   │исполнителя и │  время │исполнителя и │
│   │передачи│(фамилия, инициалы)│ответственного│возврата│ответственного│
│   │проекта │                   │за делопроиз- │ проекта│за делопроиз- │
│   │        │                   │    водство   │        │    водство   │
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
├───┼────────┼───────────────────┼──────────────┼────────┼──────────────┤
└───┴────────┴───────────────────┴──────────────┴────────┴──────────────┘

     Отметки в маршрутном  листе  о передаче  проекта  на согласование  и
возврате   проекта   заверяются  двумя   подписями:   ответственного   за
делопроизводство и исполнителя.

     Проект  передан  в  протокольный  отдел "___"____________ 200__ года
в ___ час. ___ мин.

Сдал _____________________                   Принял _____________________
          (подпись)                                        (подпись)

Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

Перечень
нерегистрируемых документов,
поступающих в Правительство Ленинградской области

1. Копии нормативных документов Законодательного собрания Ленинградской области.
2. Копии нормативных актов муниципальных образований Ленинградской области.
3. Копии документов организаций и учреждений.
4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.
7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.
8. Аналитические обзоры органов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы, представляемые для сведения.
9. Планы основных мероприятий, проводимых Законодательным собранием Ленинградской области, муниципальными образованиями, органами исполнительной власти Ленинградской области.
10. Проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области.
11. Документы без подписи.

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)
Акт

"___" ___________ 200__ года                              Санкт-Петербург

      Мы, нижеподписавшиеся  работники сектора служебной  корреспонденции
общего  отдела управления делопроизводства ______________________________
_________________________________________________________________________
________________________________________________________________________,
составили настоящий акт о том, что "___"__________________ 200__ года при
вскрытии пакета _________________________________________________________
в нем не оказалось ______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

     Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

     Подписи  ________________________
              ________________________
              ________________________

Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

         Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области

                            Заказ N ________
                    на выполнение машинописных работ

Подразделение ___________________________________________________________
Фамилия _____________________________ Телефон ___________________________
Наименование материала __________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Вид бланка ______________________________________________________________
Дата, время сдачи материала _____________________________________________
Руководитель подразделения ______________________________________________
_________________________________________________________________________
                          (фамилия, инициалы, подпись)
Количество листов _______________________________________________________
Дата, время исполнения заказа ___________________________________________
Исполнитель заказа ______________________________________________________
                          (фамилия, инициалы, подпись)

Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

         Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области

                            Заказ N ________
              на выполнение копировально-множительных работ

Подразделение ___________________________________________________________
Фамилия _____________________________ Телефон ___________________________
Наименование материала __________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Количество листов _______________________________________________________
Формат __________________________________________________________________
                                  (А3, А4, А5)
Тираж ___________________________________________________________________
Руководитель подразделения ______________________________________________
_________________________________________________________________________
                          (фамилия, инициалы, подпись)
Дата, время исполнения заказа ___________________________________________
Исполнитель заказа ______________________________________________________
                          (фамилия, инициалы, подпись)

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

         Аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области

                            Заявка N ________
     на передачу служебной информации по каналам факсимильной связи

Подразделение ___________________________________________________________
Фамилия _____________________________ Телефон ___________________________
Наименование передаваемой информации (полностью) ________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

                           Прошу передать служебную информацию

Страна, код страны ______________________________________________________
Город, код города _______________________________________________________
Телефон _________________________________________________________________
Кому ____________________________________________________________________
Объем передаваемого сообщения _____________________________ листов

_____________________________      _____________   ______________________
  (наименование должности            (подпись)       (фамилия, инициалы)
руководителя подразделения)

"___" _____________ 200__ года

Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Журнал
учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи

┌───┬──────────────┬───────────┬───────┬────────────┬─────────┬─────────┐
│ N │ Наименование │   Адрес   │Количе-│Дата и время│ Отправил│Отметка о│
│п/п│подразделения,│получателя,│ ство  │поступления,│(фамилия,│ возврате│
│   │   фамилия,   │   код,    │листов │  характер  │инициалы,│материала│
│   │  инициалы и  │ телефон,  │       │  материала │  дата,  │         │
│   │   телефон    │  страна,  │       │            │  время) │         │
│   │ исполнителя  │   город   │       │            │         │         │
├───┼──────────────┼───────────┼───────┼────────────┼─────────┼─────────┤
│   │              │           │       │            │         │         │
└───┴──────────────┴───────────┴───────┴────────────┴─────────┴─────────┘

Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Журнал
учета принятых документов по каналам факсимильной связи

┌───┬────────────────┬──────────────────────────┬───────────────────────┐
│ N │     Адрес      │           Принято        │       Направлено      │
│п/п│корреспондента, ├──────┬──────────┬────────┼──────────────┬────────┤
│   │фамилия, телефон│дата и│количество│фамилия,│ наименование │ дата и │
│   │                │время │  листов  │инициалы│подразделения,│ время  │
│   │                │      │          │        │   фамилия,   │отправки│
│   │                │      │          │        │   инициалы   │        │
│   │                │      │          │        │  получателя  │        │
├───┼────────────────┼──────┼──────────┼────────┼──────────────┼────────┤
│   │                │      │          │        │              │        │
└───┴────────────────┴──────┴──────────┴────────┴──────────────┴────────┘

Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Номенклатура дел

___________ N _______________
_____________________________
     (место составления)
на ______________________ год

┌──────┬─────────┬──────────┬─────────────────┬──────────┐
│Индекс│Заголовок│Количество│Срок хранения и N│Примечание│
│ дела │  дела   │  ед.хр.  │статей по перечню│          │
├──────┼─────────┼──────────┼─────────────────┼──────────┤
│   1  │    2    │    3     │        4        │    5     │
├──────┴─────────┴──────────┴─────────────────┴──────────┤
│                  Название раздела                      │
├──────┬─────────┬──────────┬─────────────────┬──────────┤
│      │         │          │                 │          │
└──────┴─────────┴──────────┴─────────────────┴──────────┘

Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства           Личная подпись      Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива
или лица, ответственного
за хранение архивных документов

Согласовано                                 Согласовано
Протокол ЭК                                 Протокол ЦЭПМК
органа исполнительной власти                уполномоченного органа
Ленинградской области                       исполнительной власти
                                            Ленинградской области
                                            в области архивного дела
от __________ N ____________                от __________ N _____________

Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Итоговая запись
о категориях и количестве дел,
заведенных в _______ году в органе исполнительной
власти Ленинградской области

┌───────────────────────────────────┬─────┬──────────────────────┐
│             По срокам хранения    │Всего│        В том числе   │
│                                   │     ├───────────┬──────────┤
│                                   │     │переходящих│с отметкой│
│                                   │     │           │   "ЭПК"  │
├───────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────┤
│                 1                 │  2  │     3     │    4     │
├───────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────┤
│Постоянного                        │     │           │          │
├───────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────┤
│Временного (свыше 10 лет)          │     │           │          │
├───────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────┤
│Временного (до 10 лет включительно)│     │           │          │
├───────────────────────────────────┼─────┼───────────┼──────────┤
│Итого                              │     │           │          │
└───────────────────────────────────┴─────┴───────────┴──────────┘

Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство
в органе исполнительной власти
Ленинградской области              Личная подпись     Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ____________________________________________
                               (наименование структурного подразделения,
                             отвечающего за хранение архивных документов)

Наименование должности лица,
передавшего сведения               Личная подпись     Расшифровка подписи

Дата

Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Акт                                            Фонд N ___________________
                                                        (название фонда)
___________ N _______________
_____________________________
     (место составления)
о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны

     В результате ___________________________________________ установлено
отсутствие в   фонде   перечисленных   ниже   дел.  Предпринятые  органом
исполнительной власти Ленинградской области всевозможные меры по  розыску
дел  положительных  результатов не дали,  в связи с чем считаем возможным
снять с учета.

┌───────┬────────┬─────────┬─────────────────┬───────┬──────────────┐
│Опись N│Ед.хр. N│Заголовок│Количество листов│Крайние│Предполагаемые│
│       │        │  ед.хр. │(время звучания, │ даты  │   причины    │
│       │        │         │     метраж)     │       │  отсутствия  │
├───────┼────────┼─────────┼─────────────────┼───────┼──────────────┤
│   1   │    2   │    3    │        4        │   5   │      6       │
├───────┼────────┼─────────┼─────────────────┼───────┼──────────────┤
│       │        │         │                 │       │              │
└───────┴────────┴─────────┴─────────────────┴───────┴──────────────┘

Итого ________________________________________ ед.хр.
                 (цифрами и прописью)

Содержание утраченных   материалов   может   быть   частично   восполнено
следующими ед.хр. _______________________________________________________
                         (номера ед.хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов              Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                                 Согласовано
Протокол ЦЭПМК                              Протокол ЭК
уполномоченного органа                      органа исполнительной власти
исполнительной власти                       Ленинградской области
Ленинградской области
в области архивного дела
от __________ N ____________                от _____________ N __________

Изменения в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет
и хранение архивных документов   Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Акт N __________
_____________________________
     (место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________
                     (название и выходные данные перечня документов с
                              указанием сроков их хранения)

отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
                                                       (название фонда)

┌───┬──────────┬───────┬──────┬──────────────┬──────────┬────────┬──────┐
│ N │ Заголовок│Крайние│Номера│Индекс дела по│Количество│ Сроки  │Приме-│
│п/п│ дела или │  даты │описей│ номенклатуре │  ед. хр. │хранения│чание │
│   │ групповой│       │      │или N дела по │          │и номера│      │
│   │ заголовок│       │      │    описи     │          │ статей │      │
│   │документов│       │      │              │          │   по   │      │
│   │          │       │      │              │          │перечню │      │
├───┼──────────┼───────┼──────┼──────────────┼──────────┼────────┼──────┤
│ 1 │     2    │   3   │   4  │       5      │    6     │    7   │  8   │
├───┼──────────┼───────┼──────┼──────────────┼──────────┼────────┼──────┤
│   │          │       │      │              │          │        │      │
└───┴──────────┴───────┴──────┴──────────────┴──────────┴────────┴──────┘

Итого ____________________ ед.хр. за _____________ годы
      (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти
Ленинградской области в области архивного дела (протокол N ____ от ____).

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов                          Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано
Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от _______
N ___________
Документы в количестве _______________________ ед.хр.,  весом ________ кг
                         (цифрами и прописью)
сданы в ______________________________ на переработку по приемо-сдаточной
          (наименование организации)
накладной от ______________ N _____________

Наименование должности лица,
сдавшего документы                  Подпись           Расшифровка подписи

Дата
Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности лица,
внесшего изменения в учетные
документы                           Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

                      Лист-заверитель дела N ______

В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов
                                 (цифрами и прописью)
в том числе: литерные номера листов _____________________________________
пропущенные номера листов
_________________________________________________________________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________

┌─────────────────────────────────────────────────────┬─────────────┐
│Особенности физического состояния и формирования дела│Номера листов│
├─────────────────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│                          1                          │      2      │
├─────────────────────────────────────────────────────┼─────────────┤
│                                                     │             │
└─────────────────────────────────────────────────────┴─────────────┘

Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись                            Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Внутренняя опись
документов ед.хр. N______

┌───┬─────────┬─────────┬─────────┬────────────────────┬──────────┐
│ N │  Индекс │   Дата  │Заголовок│Номера листов ед.хр.│Примечание│
│п/п│документа│документа│документа│                    │          │
├───┼─────────┼─────────┼─────────┼────────────────────┼──────────┤
│ 1 │    2    │    3    │    4    │         5          │     6    │
├───┼─────────┼─────────┼─────────┼────────────────────┼──────────┤
│   │         │         │         │                    │          │
└───┴─────────┴─────────┴─────────┴────────────────────┴──────────┘

Итого ________________________________________________________ документов
                            (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                   Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование архива
Фонд N __________
Опись N _________
Дело N __________

   Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области

                                _________________________________________
                                (наименование структурного подразделения)

                           Дело N _______
                            Том N _______

        _____________________________________________________________
                   (заголовок дела по номенклатуре дел)

                                         Начато ____________________ года
                                         Окончено __________________ года
                                         На ______________________ листах
                                         Хранить ________________________

Наименование архива
Фонд N __________
Опись N _________
Дело N __________

     (Форма обложки дела постоянного  и временного  (свыше 10 лет)  срока
хранения, дела по личному составу)

Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа
исполнительной власти Ленинградской области

                      Лист использования документов

Фонд N ______________ Опись N _____________ Дело N _______________

Заголовок дела

┌─────────────┬────────────┬───────────────┬───────────┬───────────────┐
│     Дата    │Кому выдано:│  Характер     │N использо-│ Подпись лица, │
│использования│  фамилия,  │использования  │  ванных   │использовавшего│
│             │  инициалы  │(копирование,  │  листов   │     дело      │
│             │(разборчиво)│  выписки,     │           │               │
│             │            │просмотр и др.)│           │               │
├─────────────┼────────────┼───────────────┼───────────┼───────────────┤
│      1      │      2     │       3       │     4     │       5       │
├─────────────┼────────────┼───────────────┼───────────┼───────────────┤
│             │            │               │           │               │
└─────────────┴────────────┴───────────────┴───────────┴───────────────┘

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Фонд N ____________
Опись N ___________
дел постоянного хранения
за _____________ год

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│         Название раздела (структурного подразделения)           │
├───┬───────────┬──────────────┬────────────┬──────────┬──────────┤
│ N │Индекс дела│Заголовок дела│Крайние даты│Количество│Примечание│
│п/п│           │              │            │  листов  │          │
├───┼───────────┼──────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │     2     │       3      │     4      │    5     │    6     │
├───┼───────────┼──────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤
│   │           │              │            │          │          │
└───┴───────────┴──────────────┴────────────┴──────────┴──────────┘

В данный раздел описи внесено ______________________ ед.хр.,
                               (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:
литерные номера _________________________________________________________
пропущенные номера ______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи               Личная подпись        Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов             Личная подпись        Расшифровка подписи

Дата

Утверждено                                  Согласовано
Протокол ЦЭПМК                              Протокол ЭК
уполномоченного органа                      органа исполнительной власти
исполнительной власти                       Ленинградской области
Ленинградской области
в области архивного дела
от _________ N _________                    от __________ N _____________

Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Фонд N ____________
Опись N ___________
дел временного (свыше 10 лет) хранения
за ___________ год

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│             Название раздела (структурного подразделения)           │
├───┬──────┬──────────────┬───────┬─────────────┬──────────┬──────────┤
│ N │Индекс│Заголовок дела│Крайние│Срок хранения│Количество│Примечание│
│п/п│ дела │              │ даты  │             │  листов  │          │
├───┼──────┼──────────────┼───────┼─────────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │   2  │      3       │   4   │      5      │    6     │    7     │
├───┼──────┼──────────────┼───────┼─────────────┼──────────┼──────────┤
│   │      │              │       │             │          │          │
└───┴──────┴──────────────┴───────┴─────────────┴──────────┴──────────┘

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед.хр.,
                                  (цифрами и прописью)
с N ___________ по N ____________, в том числе:
литерные номера _________________________________________________________
пропущенные номера ______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи               Личная подпись        Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица,
ответственного за хранение
архивных документов             Личная подпись        Расшифровка подписи

Дата

Согласовано
Протокол ЭК
органа исполнительной власти
Ленинградской области
от ___________ N ___________

Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Фонд N ____________
Опись N ___________
дел по личному составу
за _____________ год

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     Название раздела                            │
├───┬───────────┬──────────────┬────────────┬──────────┬──────────┤
│ N │Индекс дела│Заголовок дела│Крайние даты│Количество│Примечание│
│п/п│           │              │            │  листов  │          │
├───┼───────────┼──────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │     2     │       3      │     4      │    5     │    6     │
├───┼───────────┼──────────────┼────────────┼──────────┼──────────┤
│   │           │              │            │          │          │
└───┴───────────┴──────────────┴────────────┴──────────┴──────────┘

В данный раздел описи внесено ______________________ ед.хр.,
                               (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ____________, в том числе:
литерные номера _________________________________________________________
пропущенные номера ______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи               Личная подпись        Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности
работника службы кадров         Личная подпись        Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                                 Согласовано
Протокол ЭК                                 Протокол ЦЭПМК
органа исполнительной власти                уполномоченного органа
Ленинградской области                       исполнительной власти
                                            Ленинградской области
                                            в области архивного дела
от _____________ N _________                от __________ N _____________

Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

         __________________________________________________________
                 (наименование архива Ленинградской области)
 _______________________________________________________________________
     (наименование органа исполнительной власти Ленинградской области)

                             Фонд N _________
                             Опись N ________

 _______________________________________________________________________
                            (название описи)

                                            Крайние даты ________________

Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа
исполнительной власти
Ленинградской области

Карта-заместитель дела

Дело ____________________________________________________________________
                           (N и название)
Опись ___________________________________________________________________
                           (N и название)
Фонд ____________________________________________________________________
                           (N и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

┌───┬──────────────────────────────┬───────────┬─────────────┐
│ N │Фамилия, инициалы пользователя│Дата выдачи│Дата возврата│
│п/п│                              │           │             │
├───┼──────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤
│ 1 │              2               │     3     │     4       │
├───┼──────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤
│   │                              │           │             │
└───┴──────────────────────────────┴───────────┴─────────────┘

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа                                      Гриф утверждения
исполнительной власти
Ленинградской области

Акт
___________ N _______
_____________________
 (место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_________________________________
(наименование организации, адрес,
       почтовый индекс)

     Основание __________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ____________________________________________
Выдаются следующие ед.хр. из фонда N ____________________________________
                                              (название фонда)

┌───┬───────┬────────┬─────────┬───────┬─────────────────┬──────────┐
│ N │Опись N│Ед.хр. N│Заголовок│Крайние│Количество листов│Примечание│
│п/п│       │        │  ед.хр. │ даты  │(время звучания, │          │
│   │       │        │         │       │     метраж)     │          │
├───┼───────┼────────┼─────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤
│ 1 │   2   │    3   │    4    │   5   │        6        │      7   │
├───┼───────┼────────┼─────────┼───────┼─────────────────┼──────────┤
└───┴───────┴────────┴─────────┴───────┴─────────────────┴──────────┘

Всего выдается ____________________ ед.хр.,
               (цифрами и прописью)
Срок возвращения _________________________.

     Дела выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты  в  обложках,   с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
     Получатель обязуется не предоставлять  дел, полученных во  временное
пользование, посторонним лицам, не выдавать копий, выписок и справок,  не
публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.
     Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный в акте срок.
     Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности                   Наименование должности
руководителя организации,                руководителя организации-
выдающего дела                           получателя

Подпись    Расшифровка подписи           Подпись      Расшифровка подписи

Дата                                     Дата

Гербовая печать организации              Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ____________________________
                                     (наименование организации)

Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив)           Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Принял дела по поручению руководства ___________________________
                                     (наименование организации)

Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив)           Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив)           Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива организации
(лицо, ответственное за архив)           Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

Определения терминов, применяемых в делопроизводстве

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(Принят и введен в действие с 1 января 1999 года постановлением
Госстандарта России от 27 февраля 1998 года N 28)

Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".
Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой.
1. Область применения
Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
2. Стандартизованные термины с определениями
2.1. Общие понятия
делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;
документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;
носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;
изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;
кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;
фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;
фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;
рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;
машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;
документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;
видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;
беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;
черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;
автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;
официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;
юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа;
дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.
2.2. Делопроизводство
2.2.1. Документирование
документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам;
правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;
система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;
унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;
вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;
наименование документа: Обозначение вида письменного документа;
организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа;
постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;
переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;
формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр - образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;
зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;
табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;
оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;
гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;
гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;
гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;
дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;
виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;
резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;
текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
2.2.2. Организация работы с документами
организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение;
исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения;
внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;
регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;
контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;
типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;
индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;
дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;
заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;
номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
2.3. Архивное дело
2.3.1. Организация документов архивного фонда
архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;
архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;
профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;
архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;
архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;
государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью;
негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;
объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;
архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся на протяжении жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;
архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;
комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;
источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;
документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;
фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;
фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;
ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение;
запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;
экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;
перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;
выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;
выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, отбор их к уничтожению;
постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке;
документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;
документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну;
учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;
единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве;
учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации;
список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;
лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике;
внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;
проверка наличия (состояния) дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции".
2.3.2. Научно-информационная деятельность архивов
научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов;
использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан;
публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами;
система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования;
историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата;
архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах;
межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов;
архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;
путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием;
обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом;
архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации;
указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных;
доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов;
архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов;
архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных;
архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.